Ο υπεύθυνος της επιχείρησης ή ο νόμιμα εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπος του, υποβάλλει Αίτηση - Δήλωση Απογραφής Εργοδότη στο Τμήμα Εσόδων του υποκαταστήματος του ΙΚΑ μαζί με τα παρακάτω δικαιολογητικά:

Α. Στοιχεία Εργοδοτών

Για Φυσικό πρόσωπο:

  1.  Φωτοτυπία της βεβαίωσης έναρξης εργασιών της οικείας ΔΟΥ (ή οποιουδήποτε άλλου επίσημου στοιχείου από το οποίο να προκύπτει ο ΑΦΜ του) 
  2. Φωτοτυπία της αστυνομικής ταυτότητας ή του διαβατηρίου του εργοδότη

Για μη Φυσικό πρόσωπο:  

  1. Φωτοτυπία της βεβαίωσης έναρξης εργασιών της οικείας ΔΟΥ (ή οποιουδήποτε άλλου επίσημου στοιχείου, από το οποίο να προκύπτει ο ΑΦΜ του)
  2. Φωτοτυπία των αστυνομικών ταυτοτήτων ή των διαβατηρίων των προσώπων που διοικούν/εκπροσωπούν την επιχείρηση.

Ειδικά:

Για ΟΕ και ΕΕ: φωτοτυπία του καταστατικού, που κατατέθηκε στο οικείο Πρωτοδικείο.
Για ΕΠΕ: φωτοτυπίες καταστατικού και ΦΕΚ (περίληψη δημοσίευσης καταστατικού).
Για ΑΕ: φωτοτυπίες καταστατικού και Φ.Ε.Κ. (περίληψη δημοσίευσης καταστατικού) ή της ανακοίνωσης καταχώρησης, στο οικείο Μητρώο Ανωνύμων Εταιρειών (ΜΑΕ) της Υπηρεσίας του Υπουργείου Εμπορίου της αρμόδιας Νομαρχίας, της διοικητικής απόφασης για τη σύσταση της εταιρείας και την έγκριση του καταστατικού της.

Σε περίπτωση που έχουν επέλθει αλλαγές στη σύνθεση του Διοικητικού Συμβουλίου, πρέπει να κατατίθεται και φωτοτυπία της ανακοίνωσης καταχώρησης στο ΜΑΕ του πρακτικού της Γενικής Συνέλευσης ή του Διοικητικού Συμβουλίου, το οποίο αφορά την εκλογή νέου Διοικητικού Συμβουλίου ή την αντικατάσταση μέλους του, αντιστοίχως ή το σχετικό ΦΕΚ αν έχει γίνει η δημοσίευση.

Για αυτοκίνητα (ταξί, φορτηγά, λεωφορεία): φωτοτυπία της ειδικής άδειας κυκλοφορίας του οχήματος, της αστυνομικής ταυτότητας ή του διαβατηρίου του ιδιοκτήτη και της βεβαίωσης έναρξης εργασιών της οικείας ΔΟΥ

Για διαχείριση πολυκατοικίας: φωτοτυπία των αστυνομικών ταυτοτήτων ή των διαβατηρίων του διαχειριστή και όλων των συνιδιοκτητών.

Β. Στοιχεία Απασχολούμενων  

  1. Φωτοτυπίες των συμβάσεων εργασίας των απασχολουμένων και του θεωρημένου από το Σ.ΕΠ.Ε. πίνακα προσωπικού
  2. Φωτοτυπία των συμβάσεων εργασίας μειωμένης ή εκ περιτροπής απασχόλησης, για όσους εργαζόμενους απασχολούνται με καθεστώς μειωμένης ή εκ περιτροπής απασχόλησης
  3. Φωτοτυπίες των καρτών πρόσληψης του προσωπικού

Τα δικαιολογητικά, που αφορούν τα στοιχεία των απασχολουμένων, εάν δεν είναι διαθέσιμα κατά την απογραφή, προσκομίζονται αργότερα, ενώ η απογραφή γίνεται κανονικά και αποδίδεται ο Αριθμός Μητρώου Εργοδότη (ΑΜΕ)