Παρακάτω αναφέρονται συνοπτικά κάποιες βασικές οδηγίες για την υποβολή των συγκεντρωτικών καταστάσεων:
- Oι εγγραφές στις καταστάσεις πελατών και προμηθευτών καταχωρούνται ανά τρίμηνο και υποβάλλονται την τελευταία εργάσιμη ημέρα του επόμενου μήνα του τριμήνου. Παράδειγμα: οι καταστάσεις Ιανουαρίου, Φεβρουαρίου και Μαρτίου υποβάλλονται μέχρι τέλος Απρίλιου.
- Στις συγκεντρωτικές καταστάσεις υποβάλλουμε όλα τα τιμολόγια ανά ΑΦΜ πελάτη ή προμηθευτή, δηλώνουμε τον ΑΦΜ του πελάτη ή του προμηθευτή, το πλήθος των παραστατικών, τη συνολική καθαρη αξία και ξεχωριστά το συνολικό ΦΠΑ. Υποβάλλουμε τιμολόγια:χρεωστικά ή πιστωτικά τιμολόγια, για την πώληση αγαθών ή την παροχή υπηρεσιών, μεμονωμένων ή επαναλαμβανόμενων, την είσπραξη επιδοτήσεων, οικονομικών ενισχύσεων, αποζημιώσεων, επιστροφών τόκων, εισφορών και άλλων ανόργανων εσόδων, την αγορά αγροτικών προϊόντων, από αγρότες του ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ. Επίσης υποβάλλουμε: τα φορολογικά στοιχεία που εξομοιώνονται με τιμολόγια, όπως, συμβόλαια μεταβίβασης για την πώληση ακινήτων, έγγραφα πώλησης ηλεκτρικού ρεύματος, φυσικού αερίου, ύδατος κ.λπ. και τους τίτλους κτήσης που εκδίδονται για την αγορά αγαθών ή τη λήψη υπηρεσιών από μη υπόχρεο έκδοσης τιμολογίου ή από αρνούμενο έκδοσης.
- Τα πιστωτικά τιμολόγια πελατών ή προμηθευτών καταχωρούνται ανά ΑΦΜ πελάτη ή προμηθευτή σε ξεχωριστή γραμμή (δε συμψηφίζονται με τα χρεωστικά τιμολόγια)
- Οι λιανικές πωλήσεις που προκύπτουν από ταμειακή μηχανή υποβάλονται συγκεντρωτικά ανά ταμειακή μηχανή, δηλώνοντας των αριθμό της ταμειακής. Οι αποδείξεις λιανικών συναλλαγών και οι αποδείξεις επιστροφής λιανικώς πωληθέντων αγαθών υποβάλλονται συγκεντρωτικά δεδομένα με την ένδειξη "χωρίς ταμειακή" ενώ δεν καταχωρείται το ΑΦΜ των ιδιωτών.
- Στις καταστάσεις δαπανών για τη χρήση του 2014 οι δαπάνες (ΔΕΗ, ΟΤΕ, ΕΥΔΑΠ, κινητά) καταχωρούνται συγκεντρωτικά σε μία εγγραφή, ξεχωριστά η αξία και ο ΦΠΑ ενώ δε δηλώνεται ο ΑΦΜ των εκδοτών.
- Στις καταστάσεις δαπανών για τη χρήση του 2015 οι παραπάνω δαπάνες καταχωρούνται αναλυτικά ανά ΑΦΜ τόσο από τους εκδότες όσο και από τους λήπτες. Σε περίπτωση που κάποιο παραστατικό εκδίδεται σε διαφορετικό ΑΦΜ από αυτό της επιχείρησης τότε καταχωρείται στις δαπάνες συγκεντρωτικά, χωρίς ΑΦΜ.
Εξαιρούνται
- Τα κοινόχρηστα
- Τα έξοδα μισθοδοσίας (μισθοί, ημερομίσθια, συντάξεις), στα οποία συμπεριλαμβάνονται και οι εργοδοτικές εισφορές. Οι εισφορές που καταβάλλονται σε Ταμεία Ασφάλισης (ΟΑΕΕ κ.λπ.).
- Το Έκτακτο Ειδικό Τέλος Ηλεκτροδοτούμενων Δομημένων Επιφανειών (Ε.Ε.Τ.Η.Δ.Ε.) και το Έκτακτο Ειδικό Τέλος Ακινήτων (Ε.Ε.Τ.Α.)
- Τα ασφάλιστρα και αντασφάλιστρα, οι επιστροφές ασφαλίστρων και οι εκπτώσεις επί των ασφαλίστρων που αναγράφονται στα σχετικά ασφαλιστήρια συμβόλαια ή στις πρόσθετες πράξεις
- Οι πωλήσεις αγαθών ή υπηρεσιών από και προς την αλλοδαπή (ενδοκοινοτικές παραδόσεις ή αποκτήσεις αγαθών, ενδοκοινοτικές παροχές ή λήψεις υπηρεσιών, πωλήσεις αγαθών ή παροχές υπηρεσιών από και προς τρίτες χώρες, παραδόσεις αγαθών ή παροχές υπηρεσιών προς την αλλοδαπή στις οποίες επιβάλλεται ΦΠΑ ημεδαπής).
- Τα ενοίκια ακινήτων, στα οποία συμπεριλαμβάνεται και η χρηματοδοτική μίσθωση ακινήτων. (Αντίθετα, τα ενοίκια ακινήτων των οποίων η αξία επιβαρύνεται με ΦΠΑ συμπεριλαμβάνονται στις καταστάσεις πελατών και προμηθευτών.)
- Οι πωλήσεις εισιτήριων όλων των μεταφορικών μέσων (οδικών, σιδηροδρομικών, θαλάσσιων, εναέριων), στις οποίες συμπεριλαμβάνονται και οι αποδείξεις πώλησης εισιτηρίων (Α.Π.Ε.) και τα πιστωτικά τιμολόγια που εκδίδονται γι' αυτά.
- Οι συνδρομές σε επαγγελματικές οργανώσεις και επαγγελματικά επιμελητήρια.