Ηλεκτρονική υποβολή εντύπων Επιθεώρησης Εργασίας & ΟΑΕΔ

 

Οι εργοδότες, προαιρετικά έως το τέλος του 2012 και υποχρεωτικά από 1/3/2013, υποχρεούνται να υποβάλλουν ηλεκτρονικά, στο πληροφοριακό σύστημα του υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (ΣΕΠΕ), το οποίο διασυνδέεται με τον ΟΑΕΔ και το ΙΚΑ, τα εξής έγγραφα:

  1. Ε3. Αναγγελία πρόσληψης
  2. Ε4. Πίνακας προσωπικού
  3. Ε5. Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού
  4. Ε6. Καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου
  5. Ε7. Βεβαίωση-δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου

Πρόσβαση στο σύστημα έχουν μόνο οι εργοδότες που είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του ΙΚΑ, χρησιμοποιώντας το username και το password που ήδη έχουν. Συνδεθείτε με τη σελίδα για την ηλεκτρονική υποβολή των εντύπων εδώ.

Με την ολοκλήρωση της ηλεκτρονικής υποβολής εκτυπώνεται αντίγραφο στο οποίο έχει αποδοθεί αυτόματα και αποτυπώνεται ο αριθμός πρωτοκόλλου και η ημερομηνία υποβολής. Οι εργοδότες χρησιμοποιούν τα αντίγραφα αυτά, αφού προηγουμένως έχουν νομίμως υπογραφεί και σφραγισθεί, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις πχ τα αναρτούν, τα τηρούν στο αρχείο τους, τα επιδεικνύουν, κοκ.

Η επισύναψη του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με τις υπογραφές εργοδότη και εργαζόμενου ή με την έκθεση επίδοσης του δικαστικού επιμελητή είναι υποχρεωτική όταν υποβάλλεται καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (έντυπο Ε6), ενώ είναι προαιρετική όταν υποβάλλεται αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού (έντυπο Ε5).

Σε περίπτωση κατά την οποία κάποιο έντυπο δεν μπορεί να υποβληθεί ηλεκτρονικά λόγω αδυναμίας συμπλήρωσης υποχρεωτικού πεδίου (πχ έλλειψη ΑΦΜ εργαζομένου) ή λόγω αδυναμίας επισύναψης του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου σχετικά με το έντυπο Ε6, θα ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία, μέσα στις νόμιμες προθεσμίες.

Κατά την ηλεκτρονική υποβολή των εντύπων ισχύουν οι καθοριζόμενες από τις κείμενες διατάξεις προθεσμίες.

Επισημαίνεται πως κατά την ηλεκτρονική υποβολή, η αναγγελία πρόσληψης (έντυπο Ε3) και ο πίνακας προσωπικού (έντυπο Ε4) υποβάλλονται το αργότερο έως και την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, μπορούν να υποβάλλουν το Ε3 και Ε4 εντός (3) εργάσιμων ημερών από την πρόσληψη, αφού προηγουμένως έχουν απογραφεί στην αρμόδια Υπηρεσία ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.

Σε περίπτωση αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά τον πίνακα προσωπικού συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία της αλλαγής ή της τροποποίησης (τροποποιητικός ωραρίου, βλ. σχετικά τις οδηγίες για τη συμπλήρωση του Ε4), το αργότερο ως και την ίδια ημέρα αλλαγής του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο.

Σε περίπτωση μεταβολής των αποδοχών, ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά τον πίνακα προσωπικού συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία της μεταβολής (τροποποιητικός αποδοχών, βλ. σχετικά τις οδηγίες για τη συμπλήρωση του Ε4) εντός δεκαπέντε (15) ημερών από τη μεταβολή.

Στις περίπτωσεις αναγγελίας οικιοθελούς αποχώρησης (έντυπο Ε5), καταγγελίας σύμβασης εργασίας (έντυπο Ε6) και   βεβαίωσης εργοδότη για σύμβαση ορισμένου χρόνου/ έργου (έντυπο Ε7) η προθεσμία υποβολής των εντύπων είναι 8 ημέρες από την κοινοποίηση στον εργαζόμενο.

Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα - εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.

Κατά την πρώτη φάση της ηλεκτρονικής υποβολής, διορθώσεις θα γίνονται μόνο με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή του ΟΑΕΔ και προσκόμιση ή/και κατάθεση των σχετικών στοιχείων τα οποία θα ελέγχονται κατά περίπτωση.

Επισημαίνεται ότι κατά τη μεταβατική περίοδο δεν είναι δυνατή η ηλεκτρονική υποβολή σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ.

 

Σχετικές αποφάσεις :

ΕΓΚ.25932/12.10.2012

ΕΓΚ.17227/22.8.2012